De intergemeentelijke archiefdienst Westhoek (IGA) staat in voor de uitbouw van een goed analoog en digitaal archiefbeheer voor de negen deelnemende besturen: Alveringem, De Panne, Diksmuide, Houthulst, Lo-Reninge, Mesen, Nieuwpoort, Veurne en Zonnebeke.

De IGA werd opgericht in januari 2023, op vraag van enkele besturen in de Westhoek, en dit vanuit gemeenschappelijke noden:

• Nood aan een goed beheer van het steeds groter wordende analoge (papieren) archief
• Nood aan structuur, richtlijnen en een langetermijnstrategie voor digitaal informatiebeheer

De werking is er op maat van de deelnemende besturen, per lokaal bestuur wordt een plan van aanpak opgemaakt. De focus ligt onder meer op de uitbouw van het Serieregister, selectie en vernietiging van analoog en digitaal archief, en het opmaken van inventarissen. Waar nodig worden stappen gezet in depotbeheer of staat de archiefdienst in voor de opvolging van interne en externe archiefconsultaties. De IGA zet daarnaast in op richtlijnen voor medewerkers, zowel voor analoog als digitaal archief. Voor het correct bewaren en archiveren van digitale documenten werkt de archiefdienst mappenstructuren uit en worden de nodige voorbereidingen getroffen richting een instap in het E-depot.

Het archiefteam bestaat uit een coördinator en twee informatiebeheerders. De werking van de intergemeentelijke archiefdienst wordt opgevolgd door een stuurgroep. Deze stuurgroep bestaat uit de algemeen directeurs van de deelnemende besturen, aangevuld met enkele medewerkers (ICT, archief).

051 97 04 80
Lieze.Neyts@dvvwesthoek.be