Archiveren is meer dan alleen bewaren. Het voorbije jaar bereidde de Intergemeentelijke Archiefdienst archiefselecties voor in de negen deelnemende gemeenten. Eind maart vertrokken zo 95 volle palletten archiefdocumenten richting de papiercontainer.
Archiefselectie is het proces waarbij bepaald wordt als documenten bewaard moeten worden en welke documenten vernietigd kunnen worden.
De bewaartermijn hangt af van het type document en is gebaseerd op verschillende criteria. Zo zijn er wettelijke verplichtingen die het lokaal bestuur moet volgen, of worden documenten bewaard omdat ze nog van nut zijn voor de administratie. Sommige archiefstukken blijven permanent in het archiefdepot, andere maar een paar jaar.
Bij selectie wordt ook steeds rekening gehouden met de historische waarde van archief. Documenten die de geschiedenis van de gemeente documenteren worden permanent bewaard, documenten van voor 1950 worden nooit vernietigd.
Door archiefselectie uit te voeren kan ruimte vrijgemaakt worden voor nieuwe documenten, en worden persoonsgegevens ook niet langer bewaard dan nodig. Het ophalen en vernietigen gebeurt door een gespecialiseerde firma binnen een gesloten proces. Zo zijn we zeker dat het archief ook effectief vernietigd en gerecycleerd wordt.
Met de vernietiging van de 95 palletten werden de voorbije weken – met vele helpende handen van de technische diensten – zo’n 10.000 archiefdozen weggenomen uit archiefruimtes. Zo komt er bijna 1 km rekruimte vrij in de depots.
