Beslissingen – Raad van Bestuur
Dienstverlenende Vereniging Westhoek
28 september 2021 om 18u00 – Streekhuis Westhoek
Goedkeuring addendum arbeidsovereenkomst Melissa Mestdagh n.a.v. wijziging standplaats
De raad van bestuur keurt het addendum aan de arbeidsovereenkomst van Melissa Mestdagh unaniem goed.
Goedkeuring addendum arbeidsovereenkomst medewerkers De Opstap n.a.v. wijziging standplaats
De raad van bestuur keurt het addendum aan de arbeidsovereenkomst van Kensy Montaine unaniem goed.
De raad van bestuur keurt het addendum aan de arbeidsovereenkomst van Maike Vandamme unaniem goed.
De raad van bestuur keurt het addendum aan de arbeidsovereenkomst van Xavier Simoens unaniem goed.
Aanstelling administratief medewerker WoonWinkel West onbepaalde duur.
De raad van bestuur stelt Nele Bruynooghe aan als administratief medewerker voor WoonWinkel West via een voltijds contract van onbepaalde duur vanaf 25 oktober 2021. Deze medewerker wordt ingedeeld in de graad IC1.
De raad van bestuur verleent unanieme goedkeuring aan de arbeidsovereenkomst van Nele Bruynooghe
De raad van bestuur neemt Iris Ramon op een wervingsreserve op voor de periode van 2 jaar.
Goedkeuring dienstnota personeel: zetelen in jury
De raad van bestuur keurt de dienstnota personeel ‘zetelen in jury’ unaniem goed.
Goedkeuring betalingen
De raad van bestuur keurt de betaling van de huur in het Streekhuis Westhoek voor het 1ste semester 2021 unaniem goed.
De raad van bestuur keurt de betaling voor de ondersteuning door de wvi unaniem goed.
Goedkeuring begroting 2022 en jaarplan 2022 DVV Westhoek
Gelet op artikel 38 van de statuten van DVV Westhoek keurt de raad van bestuur het jaarplan 2022 zoals vervat in bijlage 3 3b unaniem goed voor agendering op de buitengewone algemene vergadering van 14 december 2021 om 18u.
Gelet op artikel 38 van de statuten van DVV Westhoek keurt de raad van bestuur het budget 2022 zoals vervat in bijlage 3 3a unaniem goed voor agendering op de buitengewone algemene vergadering van 14 december 2021 om 18u.
Goedkeuring gunning koelwagen De Opstap
De Raad van Bestuur gaat unaniem akkoord met de aanduiding van De Groene Kans als partner aan wie de koelwagen voor het project Foodsavers Westhoek wordt gehuurd.
De Raad van Bestuur keurt de overeenkomst tussen DVV Westhoek en De Groene Kans vzw betreffende de uitvoering van het Leaderproject unaniem goed.
Goedkeuring gunning huur depot De Opstap
De Raad van Bestuur gaat unaniem akkoord met de aanstelling van Interwest vzw als partner aan wie het depot voor het project Foodsavers Westhoek wordt gehuurd.
De Raad van Bestuur keurt de gebruiksovereenkomst tussen DVV Westhoek en Interwest vzw betreffende de uitvoering van het Leaderproject unaniem goed.
Goedkeuring projectvoorstel voedselhub
De Raad van Bestuur gaat akkoord dat DVV Westhoek optreedt als initiatiefnemer voor de aanvraag van subsidies voor projecten “sociale distributieplatformen naar voedselhubs” 2021.
De Raad van Bestuur keurt het aanvraagformulier sociale distributieplatformen met bijgevoegde begroting unaniem goed.
De raad van bestuur machtigt Lien De Vos, regisseur sociale economie Westhoek, om op te treden als contactpersoon voor de indiening van de aanvraag van subsidies voor projecten “sociale distributieplatformen naar voedselhubs” 2021.
Goedkeuring samenwerkingsovereenkomsten renovatieproject en thermografieproject – Energiehuis Westhoek
De Raad van Bestuur keurt de subsidieovereenkomst voor de uitvoering van een energieconsulentenproject ‘Renovatiecoaches’ tussen DVV Westhoek en de Vlaamse Overheid unaniem goed.
De Raad van Bestuur keurt de subsidieovereenkomst voor de uitvoering van een energieconsulentenproject ‘thermografie’ tussen DVV Westhoek en de Vlaamse Overheid unaniem goed.
Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst gevelthermografie (met bereidwillige gemeenten) – Energiehuis Westhoek
De Raad van Bestuur keurt de generieke samenwerkingsovereenkomst tussen DVV Westhoek en de betrokken gemeente voor de uitvoering van het energieconsulentenproject thermografie unaniem goed. Het energiehuis zal de eerste zeven gemeenten in volgorde van kandidaatstelling in aanmerking laten komen voor het uitvoeren van de gevelscan. De terugbetaling aan deze gemeenten binnen het project gevelthermografie zal bepaald worden door de verhouding van de in het project voorziene budget (zijnde 50.000,- euro) ten opzichte van de totale kostprijs voor de uitvoering van de gevelthermografie in de zeven gemeenten. Deze verhouding zal kunnen worden vastgesteld van zodra de zeven deelnemende gemeenten definitief gekend zijn.
Deze overeenkomst zal ter goedkeuring worden bezorgd aan het gemeentebestuur van Mesen, Vleteren, Heuvelland, Kortemark, Lo-Reninge, Poperinge en Houthulst. Indien één of meerdere van deze gemeenten op basis van de prijsofferte toch besluit om af te haken, dan komt één of meerdere van de volgende gemeenten hiervoor in aanmerking. Daarbij werd de onderlinge volgorden als volgt vastgesteld:
1. Mesen;
2. Vleteren;
3. Heuvelland;
4. Kortemark;
5. Lo-Reninge;
6. Poperinge;
7. Houthulst.
8. Ieper,
9. Veurne,
10. De Panne,
11. Zonnebeke,
12. Langemark-Poelkapelle,
13. Diksmuide.
Goedkeuring 4-jarenplan (2022-2025) Energiehuis Westhoek voor neerlegging bij VEKA.
De raad van bestuur van de DVV Westhoek keurt het vierjarenplan (2022 – 2025) van Energiehuis Westhoek unaniem goed.
Goedkeuring partnerschapsovereenkomst met ambassadeurs i.k.v. Regiomarketingproject: Westhoek. De nieuwe wereld 2.0
De Raad van Bestuur neemt akte van het feit dat er 7 bedrijven uit de Westhoek principieel bereid zijn om samen te werken met de DVV Westhoek inzake de regiomarketing en op te treden als “ambassadeur”. Deze bereidheid uit zich in het feit dat deze 7 bedrijven het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst hebben “geparafeerd” met als looptijd 1 juli 2021- 30 juni 2023.
De raad van bestuur keurt het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst tussen de DVV Westhoek en de 7 ambassadeurs van het project Westhoek. De Nieuwe Wereld unaniem goed.
Goedkeuring gunning ontwikkeling nieuwe website Westhoek. De nieuwe wereld 2.0
De offerte van Boa bvba uit Lauwe haalt de hoogste score (100 op 120 punten) op basis van de 5 gunningscriteria zoals geformuleerd in het bestek en is dus de economisch meest voordelige offerte (prijs/kwaliteit beste keuze). Deze inschrijver bevindt zich niet in een geval van uitsluiting en de offerte is regelmatig.
De opdracht “ Creatie en productie website” wordt bijgevolg formeel gegund aan Boa bvba, Spoorwegstraat 7, B-8390 uit Lauwe, en dit overeenkomstig hun ingediende offerte van 1 september 2021 en tegen de totaal kostprijs van €19.343 excl. BTW (€23.405 incl BTW.)
Goedkeuring overdracht restmiddelen n.a.v. ontbinding RESOC Westhoek en overeenkomst met POM West-Vlaanderen aangaande de restmiddelen
De Raad van Bestuur keurt de overeenkomst met de POM West-Vlaanderen unaniem goed.
De Raad van Bestuur gaat akkoord om het saldo van de regiomarketingcampagne t.w.v. 73.853,00 euro en de leadersubsidie t.w.v. 6.540,40 euro in ontvangst te nemen.
De Raad van Bestuur engageert er zich toe om deze middelen verder te besteden in het kader van de regiomarketingcampagne.
Goedkeuring bestek video ambassadeurs i.k.v. Westhoek. De nieuwe wereld 2.0
De raad van bestuur gaat akkoord dat een marktbevraging plaatsvindt naar vier bedrijven:
1. Boa, zetel te Lauwe
2. Beeldmagie, zetel te Poperinge
3. Letter & Pixels, zetel te Roeselare
4. Events Outside the Box, zetel te Poperinge
De raad van bestuur keurt het bestek en de bijlage (nl. het offerteformulier) unaniem goed. Dit bestek dient als leidraad voor de betrokken bureaus om een offerte in te dienen voor 14 oktober 2021.
Goedkeuring bestek interviews en copywriting in het kader van de ambassadeurs en hun bedrijven
De raad van bestuur gaat akkoord dat een marktbevraging plaatsvindt naar vier bedrijven.
1. Verrassingen om de hoek, zetel te Gavere
2. Allegaert Sophie, zetel te Brugge
3. Lambrechts Johan
4. Bouttry Miguel
De raad van bestuur keurt het bestek en de bijlage (nl. het offerteformulier) unaniem goed. Dit bestek dient als leidraad voor de betrokken bureaus om een offerte in te dienen.
Gezien het gaat om een beperkte opdracht (< €8.500) zal de algemeen directeur van de DVV Westhoek deze opdracht gunnen op basis van een gunningsverslag en hierover verslag uitbrengen op de RvB.
Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst m.b.t. intervisie GBO-traject tussen Vives, CAW Centraal West-Vlaanderen en DVV Westhoek
De Raad van Bestuur neemt akte van het feit dat Vives en CAW Centraal West-Vlaanderen principieel bereid zijn om samen te werken met de DVV Westhoek inzake geïntegreerd breed onthaal. Deze bereidheid uit zich in het feit dat deze beide organisaties het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst hebben “geparafeerd”.
De raad van bestuur keurt het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst tussen de DVV Westhoek, Vives en CAW Centraal West-Vlaanderen unaniem goed.
Goedkeuring verlenging samenwerkingsovereenkomst Vervoer Vaccinatiecentra
De Raad van Bestuur van de Dienstverlenende Vereniging Westhoek, organisator van NestorPlus, keurt het addendum aan de samenwerkingsovereenkomst i.k.v. personenvervoer naar de vaccinatiecentra in ELZ Westhoek unaniem goed.
Goedkeuring agenda buitengewone algemene vergadering 14 december 2021
De Raad van bestuur stelt de agenda voor de buitengewone algemene vergadering van 14 december 2021 als volgt vast:
1) Goedkeuring verslag Algemene Vergadering van 15 juni 2021
2) Goedkeuring jaarplan 2022
3) Goedkeuring budget 2022
4) Vaststelling gemeentelijke bijdrage in de werkingskosten 2022
5) Varia.
Gelet op artikel 9 van de statuten van DVV Westhoek keurt de raad van bestuur het ontwerpbesluit tot vaststelling van de gemeentelijke bijdrage unaniem goed voor agendering op de buitengewone algemene vergadering van 14 december 2021 om 18u