Beslissingen – Raad van Bestuur
Dienstverlenende Vereniging Westhoek
23 april 2025 om 18u00 in het Streekhuis Westhoek
Aanstelling projectmedewerker regionale erfgoedzorg
De raad van bestuur stelt FH unaniem aan als projectmedewerker regionale erfgoedzorg via een voltijds contract van bepaalde duur vanaf 1 juli 2025. Deze medewerker wordt ingedeeld in de graad IB1, met 11 jaar en 5 maanden geldelijke anciënniteit.
De raad van bestuur keurt de arbeidsovereenkomst met FH unaniem goed.
De raad van bestuur geeft volmacht aan de (onder)voorzitter en de algemeen directeur voor het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst.
MM, ED en VH worden in deze volgorde opgenomen in de werfreserve voor twee jaar.
Goedkeuring aanvraag verlof zonder wedde (SS)
De Raad van Bestuur gaat niet akkoord met het opnemen van onbetaald verlof van 1/7/2025 t.e.m. 30/06/2026 door SS.
Goedkeuring betaling facturen
De raad van bestuur geeft unanieme goedkeuring voor de betaling van de factuur van Cevi ten bedrage van 15.399,02 euro.
Goedkeuring jaarrekening 2024
Gelet op artikel 38 van de statuten van DVV Westhoek keurt de raad van bestuur de jaarrekening unaniem goed voor agendering op de jaarvergadering op 25 juni 2025 om 18u.
Goedkeuring evaluatierapport (art. 23 statuten DVV Westhoek)
De raad van bestuur keurt het evaluatierapport goed mits toevoeging van de toelichting die mondeling werd gegeven en in het verslag zal worden opgenomen.
De raad van bestuur machtigt het burgemeestersoverleg om het ondernemingsplan voor de vereniging vast te stellen, rekening houdend met de twee scenario’s die in het evaluatierapport werden opgenomen.
Goedkeuring agenda en vaststellen mandaat Algemene Jaarvergadering TMVS dv van 17 juni 2025
De Raad van Bestuur beslist unaniem goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda van de Algemene Vergadering Creat Services dv van 17 juni 2025 en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten :
- Wijziging van vermogen
- Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
- Verslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar 2024
- Verslag van de commissaris
- a. Goedkeuring van de jaarrekening over het boekjaar 2024 afgesloten per 31 december 2025
b. Goedkeuring van de voorgestelde resultaatsverdeling over het boekjaar 2024 - Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
- Aanstelling commissaris
- Actualisering presentievergoeding
- Statutaire benoemingen
Varia
De raad van bestuur draagt Dieter Hoet als vertegenwoordiger op om namens het bestuur alle akten en bescheiden met betrekking tot de Algemene Vergadering van Creat Services dv vastgesteld op 17 juni 2025, te onderschrijven en zijn stemgedrag af te stemmen op het in de beslissing van de Raad van Bestuur van heden bepaalde standpunt met betrekking tot de agendapunten van voormelde Algemene Vergadering.
Een afschrift van dit besluit zal verzonden worden:
- Bij voorkeur per elektronische post naar het e-mailadres 20250617AV@creat.be
- per post t.a.v. Creat Services dv, p/a Intercommunaal Beheer Farys, Stropstraat 1 te 9000 Gent
Voorbereiding statutenwijziging
De raad van bestuur keurt het ontwerp van statutenwijziging goed mits aanpassing van de termijn vermeld onder art. 6 op volgende wijze: ‘De algemene vergadering besliste op 17 december ’25 tot een eerste verlenging van deze termijn t.e.m. 31 december 2043’.
Goedkeuring jaarverslag Energiehuis Westhoek 2024 voor het Vlaams Energie en Klimaat Agentschap (VEKA)
De raad van bestuur keurt het jaarverslag 2024 Energiehuis Westhoek unaniem goed.
Goedkeuring overheidsopdracht voor de aankoop van een software-platform voor buitenschoolse opvangactiviteiten (BOA)
De raad van bestuur gaat unaniem akkoord met de voorgestelde procedure: Europese openbare procedure.
De raad van bestuur keurt het bestek unaniem goed.
De raad van bestuur gaat unaniem akkoord met de voorgestelde jury.
Gunning van aankoop van opleidingen van Service Management ITIL Westhoek
De raad van bestuur gunt de opdracht unaniem en formeel aan Service Mandate en dit overeenkomstig hun offerte van 14 maart, mits verwijdering van volgende modules “problem management” en “middelen beheer” voor een bedrag van 8.893,50 euro incl. btw. Hierdoor komt de prijsofferte maximaal neer op een totale prijs van 17.315,10 euro incl. btw.
De raad van bestuur machtigt de algemeen directeur voor het goedkeuren van de offerte van Service Mandate voor een maximale prijs van 17.315,10 euro incl. btw.
Goedkeuring overeenkomst samenwerking intergemeentelijke archiefdienst met Poperinge
De raad van bestuur keurt de samenwerkingsovereenkomst en verwerkersovereenkomst voor de instap van Poperinge bij de intergemeentelijke archiefdienst unaniem goed.
De raad van bestuur verleent volmacht aan de (onder)voorzitter en de algemeen directeur om de samenwerkingsovereenkomst en verwerkersovereenkomst te tekenen.
De samenwerkingsovereenkomst en verwerkersovereenkomst worden ter goedkeuring overgemaakt aan het lokaal bestuur Poperinge.
Goedkeuring schrijven ikv de uitvoering van de samenwerking met Alveringem
De raad van bestuur keurt de brief unaniem goed.