De Intergemeentelijke Archiefdienst (IGA) rondde de voorbije maanden in verschillende Westhoekgemeenten een grootschalige archiefvernietiging af.
Dankzij een nauwe samenwerking met de technische diensten verliep deze operatie efficiënt, veilig en volgens de geldende regelgeving.
Omvangrijke archiefvernietiging
Binnen haar opdracht om het gemeentelijk archief duurzaam en correct te beheren, bereidde de IGA een omvangrijke archiefvernietiging voor. In Veurne werden 30 paletten met archiefdozen klaargezet voor vernietiging. Met de hulp van de Uitvoerende Technische Dienst werden meer dan 2.800 archiefdozen – goed voor 11 ton – manueel verplaatst vanuit verschillende locaties. Een menselijke ketting zorgde voor een vlotte en veilige doorstroom. De volledige operatie nam ongeveer 10 uur in beslag en kon rekenen op de inzet van een twintigtal medewerkers.
Deze actie toont waar wij als lokaal bestuur voor staan: een efficiënte overheid die verantwoordelijkheid neemt, zorgvuldig omgaat met publieke middelen en tegelijk inzet op sterke interne samenwerking. Dankzij de inzet van onze medewerkers konden we dit snel, correct en kostenbewust uitvoeren. Dat professionalisme en die teamgeest vormen het fundament van een slagkrachtig en betrouwbaar bestuur!
Ook in Alveringem en De Panne vonden in december gelijkaardige vernietigingen plaats, telkens met ondersteuning van de technische diensten. In Alveringem ging het om 5,36 ton archief, in De Panne om 5,72 ton.
Niet willekeurig maar strikt gereglementeerd
Archief vernietigen gebeurt nooit willekeurig. Voor archief van na 1950 voert een archivaris een zorgvuldige selectie uit. Daarbij wordt bepaald welke documenten permanent bewaard moeten blijven en welke op termijn vernietigd mogen worden. Die selectie gebeurt op basis van vastgelegde selectielijsten of het Serieregister, waarin per documenttype de bewaartermijn is vastgelegd. Documenten van vóór 1950 worden steeds bewaard.
Bovendien is de vernietiging van overheidsarchief strikt gereglementeerd. Ze kan enkel na toelating van het Algemeen Rijksarchief en/of de bevoegde Vlaamse overheid. Omdat archiefdocumenten vaak privacygevoelige informatie bevatten, worden ze opgehaald door een gespecialiseerde firma die instaat voor een veilige vernietiging en een officieel vernietigingsattest aflevert.
Deze operaties tonen hoe de IGA, samen met de lokale besturen en hun technische diensten, inzet op professioneel archiefbeheer: zorgvuldig, wettelijk correct en met respect voor vertrouwelijke informatie.
