Dienstverlenende Vereniging Westhoek
Raad van Bestuur
Streekhuis Westhoek, 15 juni 2018 om 7u30
Beslissingen
Personeel
Goedkeuring personeelsstatuut
Artikel 1.
De raad van bestuur van de Dienstverlenende Vereniging (DVV) Westhoek verleent goedkeuring aan het personeelsstatuut van de DVV Westhoek zoals vervat in bijlage 2.1b, bestaande uit een administratief statuut, een geldelijk statuut en een vakantie- en verlofregeling.
Artikel 2.
De raad van bestuur van de DVV Westhoek verleent goedkeuring aan het protocol met de vakorganisaties zoals vervat in bijlage 2.1d.
Bepaling voorwaarden aanvullend pensioenplan
Artikel 1.
De raad van bestuur van de Dienstverlenende Vereniging (DVV) Westhoek stelt de pensioentoelage vast op 3% van het pensioengevend jaarloon tot 18 jaar anciënniteit. Vanaf 18 jaar anciënniteit wordt de toelage vastgesteld op 3,5% van het pensioengevend jaarloon.
Aanstelling sociaal bureau
Artikel 1 :
Goedkeuring wordt verleend aan de prijsofferte nr. 2018/1524 van NV Cevi, Bisdomplein 3 te 9000 Gent. De raming voor de opdracht “Sociaal secretariaat voor de DVV Westhoek”, bedraagt € 8.000,00, incl. 21% btw.
Artikel 2. :
De bovengenoemde opdracht wordt gegund aan de NV Cevi, Bisdomplein 3 te 9000 Gent voor de huurprijs van 101,57 euro per maand, inclusief BTW en een éénmalige opstart- en opleidingskost van 2.594,40 euro inclusief BTW
Artikel 3 :
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met aanvaarde factuur.
Goedkeuring bestek hospitalisatieverzekering
Artikel 1
Goedkeuring wordt verleend aan het lastenboek van de opdracht ‘Collectieve hospitalisatieverzekering voor medewerkers en nevenverzekerden’ volgens kostenraming van 650 euro, btw inbegrepen, via een openbare procedure.
Artikel 2
De stad Diksmuide wordt aangeduid als opdrachtencentrale voor de toewijzing van deze opdracht.
Financieel
Overname engagementen Westhoekoverleg door de DVV Westhoek i.k.v. protocol Westhoekoverleg en Interlokale Vereniging Westhoekpersoneel
Artikel 1
De raad van bestuur acht het wenselijk dat de DVV Westhoek de verplichtingen die in het kader van het protocol Westhoekoverleg en de interlokale vereniging Westhoekpersoneel zijn aangegaan t.a.v. de gemeenten Koksijde en Wervik over te nemen. Hiertoe zal een besluit worden genomen op de volgende bijeenkomst van de raad van bestuur.
Artikel 2
De raad van bestuur zal de beide gemeenten van deze intentie op de hoogte brengen.
Vaststelling boekhouding DVV Westhoek via BBC-kader
Artikel 1 :
Goedkeuring wordt verleend aan de prijsofferte nr. 2018/1052 van NV Cevi, Bisdomplein 3 te 9000 Gent. De raming voor de opdracht “Boekhoudprogramma op BBC database voor de DVV Westhoek”, bedraagt € 8.000,00 incl. 21% btw.
Artikel 2:
De bovengenoemde opdracht wordt gegund aan de NV Cevi, Bisdomplein 3 te 9000 Gent voor de huurprijs van 118,07 euro per maand, inclusief BTW en een éénmalige installatiekost van 864,80 euro inclusief BTW
Artikel 3:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met aanvaarde factuur.
Aanduiding financieel beheerder en bepaling toelage
Artikel 1:
Alain Paesbrugghe, geboren te Roeselare op 30 januari 1961, wonende te 8650 Houthulst, Neer-loopstraat 4A, wordt aangesteld als financieel beheerder van de Dienstverlenende Vereniging Westhoek met onmiddellijke ingang.
Artikel 2:
De financieel beheerder van de DVV Westhoek zal hiervoor een financiële toelage ontvangen van 3.586,00 euro. niet geïndexeerd jaarbedrag, gekoppeld aan de index 138.01
Artikel 3:
Deze toelage wordt maandelijks uitbetaald en geïndexeerd (spilindex).
Aanstelling bedrijfsrevisor
Artikel 1.
De raad van bestuur gaat akkoord met het voorstel van procedure, nl. opdracht van beperkte waarde.
Artikel 2.
De raad van bestuur gaat akkoord met bestek.
Artikel 3.
De raad van bestuur gaat akkoord om volgende revisorkantoren aan te schrijven:
– Peter Vandewalle, Torhoutstraat 54, 8610 Kortemark, België, peter.vandewalle@vgd.eu
– Adins Günther, Kortrijksesteenweg 71/0201, 8530 Harelbeke, België, Gunther.Adins@callens.be
– Walter Hosten, Eduard de Cuyperstraat 14, 8400 Oostende, België, walter@kantoorhosten.be
Voorbereiding statutenwijziging DVV Westhoek
Artikel 1
De aanpassing van Artikel 25 van de statuten van de DVV Westhoek wordt opnieuw behandeld op de volgende bijeenkomst van de raad van bestuur.
Artikel 2
Art. 30 van de statuten wordt als volgt aangepast: de oproeping, agenda en alle bijkomende stukken van de raad van bestuur gebeurt minstens twee dagen voor de bijeenroeping van alle bestuurders via email of documentenplatform.
Artikel 3
Art. 45 van de statuten wordt geschrapt.
Artikel 4
Alle redactionele aanpassingen teneinde de statuten van de DVV Westhoek te conformeren aan het decreet lokaal bestuur worden goedgekeurd zoals omschreven in bijlage bij dit besluit.
Artikel 5
De goedgekeurde wijzigingen aan het statuut van de DVV Westhoek worden voorgelegd aan de respectieve raden van de deelnemers van de DVV Westhoek, na de volgende bespreking op de raad van bestuur.
Inhoudelijke werking
Goedkeuring deelname DVV Westhoek aan subsidieoproep i.v.m. sociale distributieplatformen in het kader van Armoedebestrijding
Artikel 1.
De raad van bestuur van de Dienstverlenende Vereniging (DVV) beslist op te treden als partner voor de Westhoekgemeenten in dit provinciale dossier Sociale Distributieplatformen.
Goedkeuring deelname DVV Westhoek aan Project Stronger Combined
Artikel 1.
De raad van bestuur van de Dienstverlenende Vereniging (DVV) beslist op te treden als partner voor de Westhoekgemeenten in het netwerk ‘stronger combined’ dat aanspraak maakt op interregmiddelen waarmee verdere acties kunnen worden uitgevoerd.
Artikel 2
De raad van bestuur keurt de intentiebrief met bijhorende verklaring en de projectfiche in bijlagen 5.2b, 5.2c en 5.2d bij dit besluit goed.
Goedkeuring deelname DVV Westhoek aan Project Safesoil
Artikel 1.
De raad van bestuur van de Dienstverlenende Vereniging (DVV) beslist op te treden als partner voor de Westhoekgemeenten in het netwerk ‘safesoil’.
Artikel 2
De raad van bestuur keurt de intentiebrief in bijlage 5.3b bij dit besluit goed.
Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst 1Gezin1Plan met Agentschap Jongerenwelzijn
Artikel 1.
De raad van bestuur van de Dienstverlenende Vereniging (DVV) keurt de overeenkomst goed betreffende het project coördinatiefunctie van het samenwerkingsverband RTJ Westhoek.
Delegatie bevoegdheden Raad van Bestuur
Artikel 1
De raad van bestuur van de Dienstverlenende Vereniging (DVV) Westhoek delegeert de bevoegdheid om verbintenissen tot € 8.500 (excl. BTW) aan te gaan, naar de voorzitter van de raad van bestuur van de DVV Westhoek, de ondervoorzitter van de raad van bestuur van de DVV Westhoek, en de secretaris van de DVV Westhoek elk onder hun afzonderlijke handtekening.
Artikel 2
Verbintenissen kunnen enkel aangegaan worden na toepassing van de wet op de overheidsopdrachten (o.a. vaststellen van de gunningswijze, voorwaarden en toewijzing) en als er voldoende krediet aanwezig is op het budget.
Artikel 3
Er wordt gerapporteerd naar de raad van bestuur omtrent de aangegane beslissingen.
Artikel 4
De raad van bestuur van de DVV Westhoek delegeert de uitvoering van betalingen (enkele handtekening) naar de financieel beheerder van de DVV Westhoek. Facturen worden steeds eerst goedgekeurd door de secretaris van de DVV Westhoek.
Artikel 5
De raad van bestuur van de DVV Westhoek delegeert thesauriebeheer (overdracht van gelden tussen rekeningen bij 1 bank of meerdere banken), beleggingen op korte termijn (looptijd van minder dan 1 jaar) en het openen van bijkomende zichtrekening(en) naar de financieel beheerder van de DVV Westhoek. Er wordt steeds gerapporteerd aan de raad van bestuur.