De Intergemeentelijke Archiefdienst begeleidt verschillende gemeenten bij de digitalisering van hun omgevingsdossiers. Na het inscannen worden de dossiers duurzaam bewaard in E-depot Vlaanderen en beschikbaar gemaakt voor medewerkers via de vergunningssoftware en voor burgers via de Woningpas.
In september werden de stedenbouwkundige vergunningen van Mesen gedigitaliseerd. In oktober vertrokken de eerste dozen uit De Panne richting digitalisering en begin 2027 staan ook de dossiers van Alveringem en Nieuwpoort op de planning.
Meest geraadpleegde dossiers binnen gemeentearchief
Vergunningsdossiers behoren tot de meest geraadpleegde dossiers binnen een gemeentearchief. Zowel intern als extern worden ze frequent opgevraagd: medewerkers raadplegen de dossiers bij het behandelen van gelijkaardige aanvragen, inwoners zoeken oude vergunningen en plannen over hun eigendom. Binnen het project Gemeentehuis van de Toekomst werkten verschillende partners samen aan een geïntegreerde aanpak voor deze dossiers: papieren dossiers worden gedigitaliseerd, duurzaam bewaard in het E-Depot Vlaanderen en toegankelijk gemaakt voor zowel medewerkers als burgers. Deze gezamenlijke oplossing is nu ook beschikbaar voor andere besturen.
Efficiënter werken
Voor medewerkers van de dienst Omgeving betekent de digitalisering een belangrijke tijdswinst. Vergunningen en plannen kunnen rechtstreeks worden geraadpleegd vanuit de vergunningssoftware, zonder dat archiefdozen moeten worden opgezocht in kelders of depots. De informatie is sneller beschikbaar en eenvoudiger terug te vinden.
Betere dienstverlening voor inwoners
Ook inwoners plukken de vruchten van deze digitalisering. Via de Vlaamse Woningpas kunnen eigenaars voortaan dag en nacht de vergunningen en plannen raadplegen die betrekking hebben op hun woning. Een bezoek aan het gemeentehuis of een aanvraag bij de dienst Omgeving is daardoor vaak niet langer nodig. Dit bespaart bovendien veel tijd voor de dienst Omgeving.
Klaar voor de digitale toekomst
De digitale dossiers worden duurzaam bewaard in E-depot Vlaanderen. Een digitaal archief dat ervoor zorgt dat waardevolle informatie op lange termijn veilig, leesbaar en raadpleegbaar blijft. Het e-depot vormt bovendien een belangrijke bouwsteen voor een kwaliteitsvolle digitale informatiehuishouding in de hele organisatie. Ook andere digitale dossiers kunnen er duurzaam worden bewaard en beheerd.
De Intergemeentelijke Archiefdienst Westhoek (IGA) ondersteunt lokale besturen bij een efficiënt en duurzaam beheer van hun papieren en digitale archieven. De dienst helpt bij het ordenen, inventariseren, bewaren en selecteren van archiefdocumenten, ontwikkelt richtlijnen voor informatiebeheer en bereidt de overgang naar digitale archivering voor. Zo draagt de IGA bij aan een gestructureerd archiefbeheer en het veilig bewaren van waardevolle informatie voor de toekomst.
