17 Westhoekgemeenten lanceren West Wave Westhoek

Samen met DVV Westhoek, WVI en POM West-Vlaanderen bundelen alle 17 Westhoekgemeenten hun krachten om de dienstverlening voor de burger in de Westhoek toegankelijker, eenvoudiger en efficiënter te maken.  Met de steun van EFRO, het Fonds voor innovatie en ondernemen en de provincie West-Vlaanderen in het project NextGen Lokale Besturen zorgen we via digitale transformatie voor een efficiëntere regio.

Dienstverlening moet altijd centraal staan, zelfs in een digitaal gedreven wereld. Digitale transformatie is voor de lokale besturen van de Westhoek een vorm van digitaal leiderschap die ons in staat stelt om onze klanten beter te bedienen en hun ervaring te verbeteren, waardoor we hun leven eenvoudiger maken.​ Onze aanpak is gebaseerd op toegankelijkheid en eenvoud voor onze burgers en voor onze medewerkers.

Het succes van onze digitale transformatie hangt af van de investeringen die we maken, niet alleen in technologie, maar ook in mensen. Door samen te werken als één geheel, als lokale besturen van de Westhoek, kunnen we veel meer bereiken dan individuele lokale besturen.

In maart 2024 legden de algemeen directeurs van de 17 Westhoekgemeenten het fundament voor een solide en innovatieve samenwerking tussen hun gemeenten. Ze namen initiatief om een diepgaande ambtelijke samenwerking te lanceren onder de naam “West Wave Westhoek”. Via een afgesproken governance selecteerden ze de voorbije maanden verschillende projecten die ze samen zullen realiseren met hun eigen medewerkers.

De werking van West Wave Westhoek en de geselecteerde projecten werden toegelicht op de kick-off op 13 september aan de leden van het managementteams en kandidaat-projectmedewerkers van de 17 Westhoekgemeenten. Het evenement werd gekenmerkt door een dynamische infomarkt waar deelnemers in groepen langs de verschillende projectstands konden gaan om vragen te stellen en meer te leren over de initiatieven. Het event was met 115 deelnemers een groot succes en bood een waardevolle gelegenheid voor kennisdeling en samenwerking.

De Westhoekgemeenten kunnen zich tot 30 september kandidaat stellen om deel te nemen aan volgende projecten:

1. Opmaak van een lokale subsidiemanager

We bieden een helder overzicht van het subsidieaanbod en maken het makkelijker voor burgers en verenigingen om subsidies aan te vragen en efficiënter voor onze medewerkers om de aanvragen te verwerken. Waar mogelijk voorzien we automatische toekenning van subsidies zonder te veel administratieve rompslomp.

2. Voorzien van een intergemeentelijk centraal zoek- en inschrijfplatform voor buitenschoolse opvang en activiteiten

We ontzorgen ouders in hun zoektocht naar buitenschoolse opvang voor hun kinderen door het realiseren van een centraal zoek- en inschrijfplatform over de Westhoekgemeentegrenzen heen. We zorgen voor minder fragmentatie en meer diversiteit in het activiteitenaanbod.

3. Versterken digitale zelfredzaamheid van onze medewerkers

Zo bevorderen we digitale innovatie voor onze medewerkers en voor onze klanten.

4. Implementeren van een geautomatiseerd on-, cross- en offboarding proces voor medewerkers

We geven nieuwe medewerkers een professioneel onthaal met directe toegang tot software en materiaal die nodig is voor hun job of wanneer intern een nieuwe uitdaging wordt aangegaan. Bij vertrek sluiten we geautomatiseerd toegangen af.

5. Opmaak van een businessanalyse voor het fysiek samenbrengen van serverinfrastructuur

We verwerven inzichten in de financiële en inhoudelijke returns en mogelijke bundeling van expertise waarna we gefundeerd kunnen beslissen om dit al dan niet uit te voeren.

6. Invoeren van servicemanagement at your service voor IT-diensten

Om de overload aan vragen behapbaar te maken voor helpdeskmedewerkers zorgen we voor een juiste en gestandaardiseerde prioritering. We bepalen correcte doorlooptijden en duidelijke beslissingsboom. Deze methodiek kan in verdere projecten uitgerold worden voor bijvoorbeeld de opvolging van meldingen van burgers.

7. Ontwikkelen van dashboards als opstap naar datagedreven beleid.

We starten met dashboards voor financiën en voor personeel. Zo kunnen er beslissingen genomen worden op basis van data waarbij het beleid transparant gemaakt wordt en data toegankelijk wordt voor burgers en medewerkers.