Beslissingen – Raad van Bestuur
Dienstverlenende Vereniging Westhoek
9 december 2025 om 18u00 in het Streekhuis Westhoek
Goedkeuring verslag Raad van Bestuur van 21 oktober 2025
De Raad van Bestuur keurt het verslag unaniem goed.
Werking – Goedkeuring betaling facturen
De raad van bestuur geeft unaniem goedkeuring voor de uitbetaling van € 439.080,23 aan de partners die instaan voor de inzet van coaches/coördinatie in het Lokaal Partnerschap WestUp.
De raad van bestuur geeft unaniem goedkeuring voor de uitbetaling van € 45.506,39 aan VVSG die instaat voor de kwaliteitsbewaking en ondersteuning van de Lokale Partnerschappen in Vlaanderen.
De raad van bestuur geeft unaniem goedkeuring voor de correctie op de cofinanciering van VDAB voor de periode 2024 t.b.v. € 283,30.
De raad van bestuur geeft unaniem goedkeuring voor de uitbetaling van het voorschot van 65% voor werkjaar 1 (1/11/2024 t.e.m. 31/10/2025), ten bedrage van € 6836,95, aan Argos in het kader van de samenwerkingsovereenkomst Dynamisch Actieplan 4de Pijler.
Werking – Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst Nieuwsbrief Streekhuis Westhoek
De raad van bestuur keurt de samenwerkingsovereenkomst met de Provincie West-Vlaanderen en de WVI voor de uitgave van de digitale nieuwsbrief Streekhuis Westhoek van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031 unaniem goed.
De raad van bestuur keurt de verdeling van de jaarlijkse kostprijs per partner, zijnde 2.750 euro voor DVV Westhoek, 2.750 euro voor Provincie West-Vlaanderen en 2.750 euro voor WVI, unaniem goed.
Werking – Goedkeuring agenda Buitengewone Algemene Vergadering Creat Services dv
De Raad van Bestuur beslist unaniem goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering Creat Services dv van 16 december 2025 en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten :
- Wijziging van vermogen
- Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
- Evaluatieverslag met betrekking tot de werking van de dienstverlenende vereniging, het ondernemingsplan 2025-2030, de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie 2026 (overeenkomstig art. 432 en 459 Decreet over het Lokaal Bestuur)
- Begroting 2026 (overeenkomstig artikel 432 Decreet over het Lokaal Bestuur)
- Statutaire benoemingen
- Varia
De raad van bestuur draagt de heer Dieter Hoet als vertegenwoordiger op om namens het bestuur alle akten en bescheiden met betrekking tot de Buitengewone Algemene Vergadering van Creat Services dv vastgesteld op 16 december 2025, te onderschrijven en zijn stemgedrag af te stemmen op het in de beslissing van de Raad van Bestuur van heden bepaalde standpunt met betrekking tot de agendapunten van voormelde Algemene Vergadering. Mevrouw Sabrina Vanstechelman, management assistent, wordt aangeduid als plaatsvervanger.
Een afschrift van dit besluit zal verzonden worden per elektronische post naar het e-mailadres avcreatservices@creat.be.
Werking – Aanstelling vertrouwenspersoon
De raad van bestuur stelt unaniem mevrouw Lieze Neyts aan als vertrouwenspersoon binnen DVV Westhoek.
Werking – Goedkeuring overheidsopdracht voor de aankoop van notuleringssoftware
De raad van bestuur gaat unaniem akkoord met de voorgestelde procedure: onderhandelings-procedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De raad van bestuur keurt het bestek unaniem goed.
De raad van bestuur gaat unaniem akkoord dat volgende uitvoerders zullen worden aangeschreven: Cevi (Cobra); Green Valley Belgium (Notula); Cipal Schaubroeck en LCP.
De raad van bestuur gaat unaniem akkoord met de samenstelling van de jury.
Digitale transformatie – Gunning aankoop opleiding kantoorsoftware
De raad van bestuur gunt de opdracht unaniem en formeel aan Escala/Skilliant BV en dit overeenkomstig hun offerte t.w.v. 70.359,08 euro incl. btw.
Digitale transformatie – Gunning opdracht aankoop software voor processen van lokale subsidies en premies en goedkeuring samenwerkingsovereenkomst met de deelnemende lokale besturen
De raad van bestuur gunt de opdracht unaniem en formeel aan Vanden Broele en dit overeenkomstig hun offerte t.w.v. 304.790,43 euro incl. btw voor de deelnemende lokale besturen en initiële looptijd van 4 jaar.
De raad van bestuur keurt de samenwerkingsovereenkomst met de deelnemende lokale besturen unaniem goed.
Energiehuis Westhoek – Goedkeuring addendum meerjarenplan Energiehuizen
De raad van bestuur keurt de samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Gewest unaniem goed. Deze samenwerkingsovereenkomst is een addendum aan de lopende overeenkomst, en bevat het meerjarenplan 2026-2031 als bijlage.
UiTPAS Westhoek – Goedkeuring geactualiseerde overeenkomsten UiTPAS Westhoek
De raad van bestuur keurt volgende documenten unaniem goed:
- Regionale samenwerkingsovereenkomst UiTPAS Westhoek;
- Regionaal reglement UiTPAS Westhoek;
- Basisovereenkomst Publiq – KSB;
- Samenwerkingsovereenkomst bovenlokale verenigingen;
- Lokale gebruiksvoorwaarden UiTPAS Westhoek;
- Privacybeleid UiTPAS Westhoek.
WestUp – Goedkeuring addendum aan samenwerkingsovereenkomst WestUp
De raad van bestuur keurt de uittreding van CGG Largo uit het Lokaal Partnerschap WestUp, conform artikel 15 van de partnerschapsovereenkomst, unaniem goed.
De raad van bestuur keurt het addendum aan de partnerschapsovereenkomst, dat deze wijziging formaliseert, unaniem goed.
De raad van bestuur verleent volmacht aan de (onder)voorzitter en de algemeen directeur om de het addendum te tekenen.
WestUp – Goedkeuring verwerkersovereenkomst i.h.k.v. nieuwe software
De raad van bestuur keurt de verwerkersovereenkomst unaniem goed.
De raad van bestuur geeft volmacht aan de algemeen directeur om de overeenkomst te ondertekenen.
Pas Partoe – Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst Pas Partoe
De raad van bestuur keurt de samenwerkingsovereenkomst betreffende de intergemeentelijke samenwerking Pas Partoe unaniem goed.
IOED Hydra – Goedkeuring aanpassing erkenning en aanvraag subsidie IOED Hydra
De Raad van bestuur van DVV Westhoek stelt unaniem Elke Verbeke aan als contactpersoon en aanspreekpunt voor het agentschap Onroerend Erfgoed.
De Raad van Bestuur van DVV Westhoek gaat unaniem akkoord met het indienen van de aanvraag tot aanpassing van de huidige erkenning van IOED Hydra.
De Raad van Bestuur van DVV Westhoek gaat unaniem akkoord met het aanvragen van een subsidie bij het agentschap Onroerend Erfgoed voor de periode 2027-2032 op basis van het beleidsplan zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 21 oktober 2025.